HMS, Internkontroll, Prosjektstyring, HR/Personal, IK-Mat, FDV og Kjøretøy 

«65% av norske virksomheter som har hatt tilsyn har ikke et HMS-arbeid som er i tråd med myndighetenes krav»

Kilde: Fafo 2009

Om Kuba Norge AS

Kuba Norge AS tilbyr Kuba IK som er et web-basert internkontrollsystem. Systemet er  sannsynligvis markedets mest moderne og fleksible system som kan skaleres opp og ned etter størrelse, organisasjonsstruktur og
behov hos kunden.

Kuba IK er et verktøy som er nyttig i arbeid innen bl.a. HMS, HR, kvalitet, FDV, prosjekt, oppfølging for interne rutiner m.m. og fungerer som et ”forbedringssystem”.

Kuba Norge AS posisjonerer seg for videre vekst etter at Selskapet i 2012 ble etablert som et salgs- og markedsføringsselskap, og lanserte Kuba IK.  Selskapet overtok en kundeportefølje på ca. 800 kunder fra Norsk
Kvalitetsforum AS (NKF), som på dette tidspunktet leverte manuelle
systemer (permer) og datasystemer installert på kundenes egne harddisker.

NKF har en historikk på utvikling og salg av systemer innen HMS–området helt tilbake fra 1998. Denne erfaringen, i kombinasjon med opparbeidet fagkompetanse og nettverk, er benyttet i etableringen av Kuba-kjeden
generelt, og i utviklingen av Kuba IK spesielt.

NKF har utviklet Kuba IK i samarbeid med Excelencia Consulting i India. Kuba Norge AS har eksklusive salgsrettigheter på Kuba IK og hittil har mer enn 1000 virksomheter tatt Kuba IK i bruk som sitt internkontrollsystem. Kundene betaler årlig lisens, og historikken tilsier at de fleste vil forbli kunder i 10 år og mer.

Siden etableringen i 2012 har Kuba Norge AS opparbeidet et stort
nettverk bestående av nærmere 40 frittstående agenter, konsulenter,
forhandlere og samarbeidspartnere.

DNB Liv kan i samarbeid med Kuba Norge AS tilby HMS-analyse:

HMS-analyse er en systematisk gjennomgang av bedriftens HMS-arbeid med sikte på å avdekke eventuelle avvik i forhold til myndighetskrav.
Analysen gjennomføres i samarbeid med en konsulent og eventuelle
avvik registreres. Avvikene kan elimineres ved ulike tiltak som utføres av bedriften selv eller i samarbeid med Kuba etter nærmere avtale.

Pris på HMS-analyse er NOK 12.500,- eks. mva.

Kuba IK…

…er et modulbasert internkontrollsystem som tilpasses hver enkelt virksomhet og som blant annet dekker alle HMS lovkrav i alle bransjer, samt IK-Mat

…er nettbasert og plattformuavhengig, og kan benyttes på PC/MAC, nettbrett/iPad og smarttelefoner.

…gir de ansatte i virksomheten enkel tilgang til systemet via egen innlogging. Dette medfører enkel oppfølging av aktiviteter på alle enheter.

…kan leveres som portalløsning som gjør at systemet også er meget godt egnet for konsern, eiendomsforvaltere eller bransje-organisasjoner!

…leveres på norsk, engelsk, svensk og polsk. Andre språk kan implementeres.

Håndbøker

Egne håndbøker bl.a. for:

  • HMS
  • Kvalitet
  • Branndokumentasjon
  • FDV
  • Personal
  • Ledelse
  • Miljø
  • IK Mat
  • IK Alkohol

Håndbøkene tildeles og tilpasses den enkelte virksomhet etter ønsker og behov. Det kan også tildeles andre typer håndbøker etter ønske.

Egen Kuba-App for iOS og Android

Alle ansatte kan benytte Kuba-Appen til å…

…ha oversikt over virksomhetens årshjul/aktiviteter.

…registrere avvik direkte i Appen

…gjennomføre lovpålagte risikoanalyser.

…gå vernerunde ved bruk tilpassede sjekklister.

…se alle tildelte håndbøker med innhold

…se «min side» for registrering av sykefravær og ferieønsker.

…gjennomføre internkontroll av maskiner og utstyr

Modulene kan aktiveres og deaktiveres av administrator.

Skjermbilder fra Kuba-Appen

Startside

Oppfølginger

Min side

Håndbøker

Aktiviteter

Sykefravær

Håndbøker

Risikoanalyse

Ferie

Internkontroll

Avvik

Kontakter

Arkiv, skjematikk og sjekklister

  • Det er mulig å legge inn egne dokumenter i arkivet som kan åpnes, endres og lagres tilbake i arkivet. Denne funksjonen er ypperlig dersom man har mange egne sjekklister, rutiner etc.
  • Sjekklister for vernerunder, årlige kontroller etc. kan tilpasses etter ønske og behov, og kan enkelt benyttes/
    fylles ut på nettbrett og lignende.
  • All aktivitet blir loggført i systemet og ligger tilgjengelig for utskrift til Word, Excel eller PDF.
  • Innholdet i HMS-håndboken blir revidert av Kuba Norge AS og evt. endringer i lovverket blir endret fortløpende.

Aktiviteter, risikoanalyse, målinger, avvik m.m.

  • Aktiviteter/årshjul settes opp av HMS-ansvarlig i samarbeid med daglig ledelse og evt. bedrifts-helsetjeneste.
  • Automatisk varsling av aktiviteter og avvik via SMS og/eller e-post til vedkommende som har ansvar for oppfølging.
  • Sjekkliste utføres og rapporteres via iPad eller smarttelefon.
  • Avvik, risikoanalyser, målinger m.m. registreres og dokumenteres på en enkel måte.
  • Lister og rapporter kan sorteres etter ønske, konverteres til word, excel eller PDF, samt skrives ut.

Ansattregister

  • Ansatte registreres i systemet
  • Ansatte opprettes som brukere
  • Alle brukere får tilgang til Kuba-App
  • Opplysninger om ansatt:
    • Arbeidserfaring
    • Kurs og sertifikater
    • Sykefravær
    • Timeliste
    • Ferieplanlegger
    • Kontaktpersoner
    • Privat arkiv for hver enkelt ansatt

HMS-magasinet

HMS-magasinet:

«Losby Gods styrer hotellet med en App»

Artikkelen har også stått i Horeca-magasinet og Personal og ledelse.

Eksempel på Kuba-portal for kjeder eller virksomheter med flere avdelinger.