Funksjoner
Noen av de viktigste modulene og funksjonene i Kuba
I Kuba finner du i tillegg til de mest sentrale modulene en del funksjoner som gjør din hverdag enklere.
Aktiviteter - årshjul
I denne modulen registreres planlagte aktiviteter i handlingsplanen for HMS-arbeidet. HMS-ansvarlig kan her delegere oppgaver uten å miste oversikt over hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal være gjort. Mange aktiviteter gjentar seg med en fast frekvens slik at rett person som er ansvarlig for aktiviteten varsles hver gang dette skal gjennomføres.
Avviksbehandling
I denne modulen registreres planlagte aktiviteter i handlingsplanen for HMS-arbeidet. HMS-ansvarlig kan her delegere oppgaver uten å miste oversikt over hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal være gjort. Mange aktiviteter gjentar seg med en fast frekvens slik at rett person som er ansvarlig for aktiviteten varsles hver gang dette skal gjennomføres.
Risikoanalyse
Risikoanalyse er en metode med flere trinn. Antall trinn vil som regel avhengig av hvor komplisert arbeids-prosessen eller virksomheten er.
Her er eksempler på tiltak som kan registreres og følges opp i Kuba: Kuba har også en funksjon for «lest og forstått» som innebærer at de som bør kjenne risikoen bekrefter at de har gjennomgått de enkelte risikopunktene.
Mobilapp
Kuba leveres med en egen App for nettbrett og mobil for både Apple og Android. Appen tilpasses hver enkelt kunde med de funksjoner, moduler og bransjeløsninger som kunden ønsker. Appen bidrar til at det er enklere å følge rutiner og instrukser da man kan benytte egen mobiltelefon i registrering og oppfølging av aktiviteter, avvik, risikoanalyser, timeregistrering, arbeidsoppgaver m.m.
Avdelinger - konsern
Kuba kan leveres med en portalløsning for virksomheter med mange avdelinger, f.eks. egne lokale kontorer/butikker, kjeder, franchise osv. Hovedkontoret vil da kunne implementere felles prosedyrer, rutiner osv. for alle samt følge aktiviteter og status på hver enkelt avdeling i en og samme løsning.
Ferie og fri
I Kuba har vi en modul for søknad og registrering av ferie.
Status på ferie vises i en feriekalender slik at man enkelt også kan få oversikt over bemanningssituasjonen ved ferieavvikling samtidig.
Sykefravær
I denne modulen kan den ansatte selv registrere fravær og årsaken til dette. Her vil både den ansatte og lederen kunne se få en oversikt over alt fravær, bruk av egenmelding osv. Likeledes har modulen funksjoner og varsling for sykefraværsoppfølging ved langtidsfravær.
Dokumentarkiv
Kuba inneholder et digitalt dokumentarkiv for virksomheten. Mappestrukturen er fleksibel og tilpasses med hovedmapper, undermapper og dokumenter etter eget ønske. I tillegg er det eget arkiv for hver enkelt ansatt i virksomheten der dokumenter som berører arbeidsforholdet og/eller personalsaker kan lastes opp.
Styringssystem
Styringssystemet hjelper deg å sette fokus på de riktige og viktige tingene, samt sette krav til egen virksomhet og hvordan håndtere situasjoner når – eller før – de oppstår. Det hele kan kanskje høres omfattende ut, men det er egentlig ganske enkelt. Det gjør hverdagen enklere for alle ledere.
Prosjekt bygg og anlegg
Sammen med andre hovedmoduler i Kuba IK utgjør dette Prosjekt-/KS-/HMS og Personalsystemet. Bygg- og anleggsmodulen gjør jobben med lovpålagte aktiviteter og rutiner i din virksomhet enklere. Alle funksjoner er tilgjengelig på PC eller mobil hvor alle oppgaver utføres og avvik registreres.
Personvern
Vi bistår med kartlegging og tilpasning av rutiner samt at vi kan bistå som personvernrådgiver slik at deres virksomhet oppfyller gjeldende lovkrav og blir tilrettelagt for GDPR. GDPR vil være en del av internkontrollarbeidet. Kuba IK kan også benyttes til kartlegging og oppfølging av dette arbeidet både med HMS- og personvern (GDPR).
Dokumentert opplæring
Opplæring av ansatte er en viktig del av oppfølgingen av ansatte. Ansatte nyansatte, lærlinger, vikarer osv må få opplæring og oppfølging før de settes i arbeide. Formålet med denne modulen er å sikre at alle får en sikker opplæring i alle arbeidsoppgavene som tilhører arbeidsplassen.
