Virksomhetens leder har ansvaret for at det etableres mål HMS-arbeidet og at disse følges opp og revideres. I denne artikkelen får du råd om hvordan du bør gå frem i dette arbeidet.
I internkontrollforskriften står det at man skal etablere mål for bedriftens HMS-arbeid. Målene er ment som et signal om at man tar HMS-arbeidet på alvor, og skal være en rettesnor i de periodiske og løpende prioriteringene. Målene er forpliktende og skal dokumenteres skriftlig.
Hva er kravene til dokumentasjon?
Kravene til systematisk dokumentasjon av HMS-tiltak er strenge, så her gjelder det å være på rett side av loven. En aktiv HMS-håndbok kan hjelpe deg til å full kontroll på HMS-arbeidet, og her vil du i så fall finne hvilke aktiviteter som skal utføres med jevne mellomrom, disse kan med fordel organiseres i et årshjul. I dag finne det gode elektroniske løsninger både for å planlegge, gjennomføre og til både arkivere og om nødvendig dokumentere slike aktiviteter. Plikten til å utøve og innføre internkontroll hviler på den ansvarlige i bedriften, med «ansvarlige» menes virksomhetens ledelse/eier.
Hvilke mål skal din virksomhet ha?
Her er det ingen fasitsvar. Myndighetene har sagt at målene bør settes så konkret som mulig, men at det også bør fastsettes målsettinger av mer overordnet karakter.
HMS-visjon eller målsetting skal fungere som en rettesnor for HMS-arbeidet. Visjoner er ikke nødvendigvis så konkrete og målbare, men forteller noe om hva bedriften ønsker å stå for. Dersom du allerede har en visjon for bedriften, bør HMS-visjonen bygge oppunder denne slik at den bidrar til at den overordnede visjonen lykkes.
Eksempel på visjon/langsiktig mål kan være:
“Vi skal gjennom å følge lover og forskrifter arbeide for at ingen alvorlige ulykker skal skje i vår virksomhet. Våre ansatte skal ha et godt fysisk, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, som er bedre eller minst like bra som hos øvrige aktører i vår bransje. Vi skal være blant de ledende i bransjen når det gjelder å sikre at vår produksjon ikke forurenser internt eller eksternt og for øvrig ha minst mulig negativ påvirkning på miljøet.”
Kortsiktige HMS-mål
Dette er de reelle målene du daglig arbeider for å nå. For at du skal kunne vurdere resultatene, er det avgjørende at målene er konkrete og målbare. Disse målene skal gjenspeile de utfordringene, bevaringsområdene eller forbedringsmulighetene du har identifisert i din bedrift, og de har direkte innvirkning på handlingsplanen din.
På områder hvor du ennå ikke har kartlagt forholdene, bruker du bransjeerfaring, historikk fra bedriften, innspill fra de ansatte eller magefølelse.
Det viktigste er å komme i gang, og så kan målene konkretiseres og revideres etter hvert. Får å kunne følge opp om du er rett på vei, må du sannsynligvis etablerer noen nøkkelfaktorer eller måleparametere. Eksempel på kortsiktig mål kan f.eks. være å redusere antall skader uten fravær med minimum 25 % i inneværende år i forhold til fjoråret.
For at du skal kunne vurdere dette målet underveis i året, må du etablere noe å måle på. Det kan f.eks. være antall skader uten fravær denne måneden, og antall skalder uten fravær hittil i år. Det er således viktig at avvik registreres, gjerne i et digitalt avvikssystem som ofte er en modul i moderne internkontrollsystemer, slik at man har data for kunne sammenligne dette fra år til år.
Handlingsplan/årshjul
Begrepet handlingsplan brukes på mange måter. En bedrift kan ha mange handlingsplaner som omfatter helse, miljø og sikkerhet. Det kan i teorien være én fra vernegruppa, én fra bedriftshelsetjenesten, én etter gjennomført trivselskartlegging og én etter pålegg fra Arbeidstilsynet.
- Handlingsplanen er et av lederens viktigste verktøy i det daglige HMS-arbeidet
- Er påminnelsen om hva som skal gjøres den nærmeste tiden
Vår anbefaling er at du utarbeider en overordnet handlingsplan. Denne viser hvilke hovedaktiviteter som skal gjennomføres i en gitt periode, vanligvis ett år. På denne planen fører du opp periodiske aktiviteter som vernerunder, gjennomgang av systemet, utarbeidelse av neste års handlingsplan og medarbeidersamtaler. Du fører også opp aktiviteter knyttet til spesielle fokusområder. Det kan være utarbeidelse eller revisjon av risikovurdering, gjennomføring av arbeidsmiljøkartlegging, opplæring og konkrete tiltak for ergonomi/arbeidsstilling. Disse aktivitetene gjentas normalt med fastlagte intervaller og kan med fordel organiseres i et årshjul.
Flere og flere virksomheter benytter i dag digitale internkontrollsystemer slik at du får varsel når de konkrete aktivitetene skal utføres. I slike systemer finnes også digitale sjekklister og funksjoner som forenkler arbeidet med å utføre og dokumentere disse aktivitetene.
Noen punkter som må dokumenteres i henhold til dokumentasjonskravene:
- Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet (HMS)
- Iverksette rutiner for å avdekke og forebygge overtredelser av krav satt i HMS-lovgivningen
- Skriftlig oversikt over hvordan oppgaver, ansvar og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt
- Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt
- Kartlegge farer og problemer, og basert på dette skal hver virksomhet utføre en risikovurdering og utarbeide planer og tiltak for å redusere risikoforholdene
