Hva er avvik?
Som det ligger i ordet er avvik generelt sett hendelser som faller utenfor det som regnes som normalen.
Innenfor helse, miljø og sikkerhet anbefales det at man klassifiserer alle uønskede hendelser, som kan føre til eller har ført til skade, som HMS-avvik. Dette kan være skade på mennesker, materiell og/eller miljø.
Hvis en hendelse bryter med regelverket for helse, miljø og sikkerhet, og/eller interne bestemmelser, så regner vi dette som et avvik.
Typiske eksempler på avvik kan være at ansatte mangler eller har sløyfet verneutstyr og/eller at en person får en arbeidsrelatert skade i forbindelse med en jobb eller oppdrag utført for virksomheten.
Det kan være greit å merke seg at svingninger innenfor det området som regnes som «normalen» ikke blir definert som avvik.
Eksempler på avvik innenfor HMS
Det er ikke alltid så lett å umiddelbart forstå hva som er avviket. Hvis noen får en stein i hodet på arbeidsplassen og ikke har på seg hjelm, så er ikke avviket «hjernerystelse». Det er årsaken bak som er avviket. I dette tilfellet, for eksempel, brudd på verneutstyr-bestemmelsene og/eller tilstrekkelig sikring av arbeidsstedet.
Det er selve årsaken som medførte den uønskede hendelsen som skal registreres som et avvik.
I tillegg skal årsaker til uønskede «nesten-hendelser» også registreres som et avvik. Avviksregistrering og avviksbehandling er en stor del av det forebyggende HMS-arbeidet slik at man kan finne og forbedre risiko for uønskede hendelser før ulykkene skjer.
Krav om avviksregistrering
Arbeidsgiver har det overordnede ansvaret for at lover, forskrifter og regler for HMS blir fulgt. Dette innebærer også at daglig leder er ansvarlig for å ha rutiner og prosedyrer for å håndtere avvik som er kjent for virksomhetens ansatt. Dette innebærer at virksomheten må ha et «system», manuelt eller digitalt, hvor avvik registreres og behandles. Daglig leder er ansvarlig for at disse rutinene følges og således at systemet blir brukt slik at bl.a. avvik blir registrert på riktig måte.
Hva handler avviksregistrering om?
Et viktig tiltak for å forhindre og forebygge uønskede hendelser er å kartlegge hvilke uønskede hendelser som har skjedd tidligere og finne årsaken til at det skjedde. Dette gir grunnlaget for å fjerne eller redusere årsakene til at problemet oppsto slik at disse hendelsene ikke skjer igjen.
For å redusere antall uønskede hendelser er det således meget viktig at virksomheten har et system for avviksregistrering. Avviksregistrering handler nemlig om å kartlegge, gjennom å registrere hendelser, hva som har skjedd samtidig som man har rutiner for å forsøke å identifisere farer som kan oppstå. Slike farer eller risikoelementer gjøres via en risikovurdering, som også skal inngå som en del av HMS-arbeidet i virksomheten. Her stiller man spørsmålene hva kan skje, hva er/var årsaken og hva kan gjøres for å redusere denne risikoen? man stiller seg spørsmålet «hvorfor skjedde det? Man leter altså hele tiden etter årsaker til at problemer eller hendelser kan oppstå..
God avvikshåndtering skal ikke bare forhindre at de samme feilene skjer om og om igjen. Via dette arbeidet får virksomheten kontroll på at arbeidsmiljøet er så sikkert som mulig og at sannsynligheten for ulykker og uønskede hendelser bli minimalisert. Resultatet er altså et tryggere arbeidsmiljø med alle fordelene det bringer med seg både for virksomheten og de ansatte.
Avvik som en del av et systematisk HMS-arbeid
For at en bedrift skal arbeide trygt skal virksomheten ha kontinuerlig fokus på forbedringer og forebygging. Internkontrollforskriften pålegger virksomheten å ha gode rutiner for å systematisk søke etter og forbedre risikoelementer før det går galt.
Avviksregistrering er en del av denne systematiske jobben med HMS. For å få et levende avvikssystem som brukes og fungerer er du som arbeidsgiver avhengig av å oppfordre til bruk og registrering i systemet.
Det er viktig at de ansatte merker at ledelsen også følger opp dette arbeidet. Hvis ledelsen ikke tar avvik alvorlig så vil det sannsynligvis medføre en ukultur i bedriften der ansatte ikke vil forstå hensikten med å registrere avvik.
