I dagens korona-situasjon er det styrets ansvar å handle og ta vanskelige avgjørelser. StyreForeningen.no har utarbeidet en sjekkliste som gjenspeiler dagens situasjon for styret.
Sjekklisten skal gi deg som styreleder eller styremedlem en oversikt over noen av de viktige punktene man må vurdere sammen i styret. Tips! Velg gjerne en i styret / påse at det parallelt med prosessen og gjennomgangen av denne sjekklisten mm føres en detaljert beskrivelse av spørsmål, tiltak, handlinger etc. slik at dere får et best mulig grunnlag for en fremtidig utgave av «krisehåndteringsplan» for virksomheten.
Ansatte / HMS innen virksomheten:
- Hvilke av våre ansatte / avdelinger / posisjoner er i en spesielt utsatt situasjon ift å få eller påføre andre smitte?
- Hvilke tiltak er pr nå igangsatt for å sikre liv og helse? Hvilke smittevernberedskapstiltak har vi innført?
- Hvilke tiltak er satt i verk for å ivareta selskapets drift dersom flere ansatte blir syke, eller pga manglende underleveranser etc ikke blir istand til å utføre sitt arbeid?
- Er vi i dialog med Bedriftshelsetjenesten og på hvilke måte kan vi benytte disse til informasjon og oppfølging?
- Må vi gå til permitteringer av de ansatte? I hvilket omfang når? Er dialog med tillitsvalgte igangsatt i denne forbindelse?
- Må vi gå til oppsigelser av de ansatte / sesongansatte? I hvilket omfang når? Er dialog med tillitsvalgte igangsatt i denne forbindelse?
- Hva medfører stengte skoler, SFO og barnehager for våre ansatte og for vår virksomhet?
- Hvilke alternative «plattformer» å arbeide på har vi for ulike ansatte / ansattgrupperinger? Hjemmekontorløsninger?
- Hva med restriksjoner for ansatte ift reise, ferie etc bør eller må selskapet innføre?
- Hvilke handlinger må vi igangsette overfor kunder/kundekontakt, leverandører og forbindelser ellers knyttet til HMS?
Driftsmessig overordnede spørsmål:
- Hvordan blir driften vår fremover påvirket av situasjonen (koronasmitte) i samfunnet, av endringer i forutsetninger, nytt og inngripende regelverk, eller av av kunder, forbindelser og andre aktørers tiltak for å forhindre situasjonen (koronasmitte)?
- Har vi tilstrekkelig oversikt over situasjonen knyttet til våre kunder, leverandører og forbindelser? Hva er det nå for oss prekært å få mer kunnskap om fra / vedrørende disse?
- Hvordan kan våre faste kostnader reduseres? Hvilke tiltak fra det offentlige, bankforbindelser, utleier, leverandører vet vi at kommer eller tror vi at vi kan komme / forefinnes?
- Er en midlertidig, hel eller delvis stans et reelt alternativ nå? Hva tilsier at vi må vurdere det igjen?
- Hvilke lagre av varer har vi og hvor sensitive / holdbare er disse varene? Vil vi få nye varer å omsette fremover?
- Vil vi kunne produsere de varene vi har idag? Vil noen varer ikke kunne produseres?
Økonomi, likviditet, regnskap, «compliance», «corporate governance» og andre sentrale spørsmål
Når vi beveger oss inn på neste kolonne / rader med spørsmål – behov for avklaringer – så kommer flere av de forholdene vi påpekte innledningsvis i denne artikkelen til «sin rett». Aksjelov og lovgivningen for flere andre selskapstyper er konkret og spesifikk på styrets handleplikt, aktivitetsplikt og opplysningsplikt. En del av spørsmålene nedenfor må derfor naturlig reises i nesten alle virksomheter i Norge i tider som disse:
- Har styret pr idag oversikt over selskapets likviditet, eller i så fall per hvilken dato forefinnes siste oppdaterte oversikt?
- Har ledelsen / økonomiansvarlig utarbeidet ulike prognoser eller scenarier fremover for å kunne forutse effekten av ulik grad av likviditetsendring eller likviditetsbortfall?
- Hvilke ulike tidshorisonter, forutsetninger og sensitivitetscenarier har selskapet vurdert ut ifra pr idag? Er de realistiske og er de basert på den risiko ledelsen og styret ser pr nå?
- Har selskapet tatt kontakt med bank eller finansinstitusjon for å diskutere / avklare likvititetstilførsel, lån, endrede lånevilkår, betalingsutsettelse osv? I hvilke grad kan vi foreta prioriteringer av betalinger uten å sette selskapet og styret i en situasjon der lover og regler brytes?
- Har det kommet signaler om, eller beslutninger fra myndighetene, om støtte, «løsningspakker» eller direkte tiltak som vil kunne ha innvirkning på vår økonomi? Hvilke? Når?
- Har styret vurdert å innkalle til generalforsamling og informere eierne om situasjonen konkret for selskapet og eventuelt hente inn lån eller økt egenkapital i denne situasjonen? Er det aktuelt?
- Ønsker ledelsen at styret skal bistå aktivt i nødvendig dialog med dialog?
- Når skal styret vedta årsoppgjøret, og kan det gjøres i form av fysisk møte i tråd med kravet i allmennaksjeloven?
- Hvordan er selskapets egenkapital idag? Hvordan vil den påvirkes som følge av ulike scenarier og prognoser? Når og hva skal til før vi må anse egenkapitalen som uforsvarlig?
- Hvordan påvirker situasjonen nå ferdigstillelse av selskapets årsoppgjør, terminoppgjør for offentlige avgifter, perioderegnskaper etc? Har vi fått bemanningsmessige utfordringer som vil gå ut over kvaliteten av regnskaps- eller økonomistyringsarbeidet hos oss? Vil situasjonen påvirke konserninterne krav til rapportering etc?
- Hvordan påvirker situasjonen avleggelse av årsregnskapet for generalforsamling og endelig vedtak der? Bør vi tilrettelegge for elektronisk gjennomføring av generalforsamlingen? Er vi i løpende / bra dialog med selskapets revisor? Vil den oppståtte situasjonen og utviklingen fremover kunne påvirke revisors bekreftelse på årsoppgjøret, revisors bemerkninger eller forutsetningene for selskapets fortsatte drift?
- Har vi meddelt tilstrekkelig, så langt mulig: riktig og oppdatert informasjon til selskapets aksjonærer?
Spørsmål knyttet til kriseberedskap forøvrig
- Hvilke spesielle tilgjengelighets- / kontaktregler skal vi nå i denne perioden innføre for styret og eventuell daglig leder?
- Hvilke tiltak er besluttet og hvordan følges disse opp, når og av hvem? Hvem rapporteres det til for disse områdene fremover? Skal alle styremedlemmer oppdateres direkte med egen stikkordsrapport fra DL?
- Hvilke regler gjelder – eller skal vi fastsette – for ansatte, datterselskaper, kunder, leverandører og viktige samarbeidspartnere i andre land? Hvordan, hvem og når følger vi opp dette?
- Hvordan skal vi sikre sat selskapet/daglig leder og styret får riktig og oppdatert informasjon løpende fremover om inngripende endringer i regelverk, kommunale eller offentlige krav og tiltakspakker? Hvordan, hvem og når følger vi opp dette?
- Har vi en god nok kommunikasjons- og informasjonsplan? Hva har prosessen så langt lært oss i forhold til dette og hva må vi merke oss for fremtiden, samt forbedre på kort eller lang sikt?
- Har vi / former vi nå løpende en kriseberedskapsplan som er knyttet til de viktige punktene i denne sjekklisten? Blir denne planen utarbeidet slik at den raskt kan tilpasses og justeres i forhold til endringer i situasjonen?
- Får denne ekstraordinære krevende situasjonen implikasjoner i forhold til vår virksomhets overholdelse av interne rutiner, forskrifter, lover eller regler?
- Hvilke spesielle moralske spørsmål kan reise seg i tiden fremover som vil kreve særskilt vaktsomhet for vår del?
- Tar styreleder en aktiv rolle for å besørge at daglig leder og administrasjonen i nødvendig grad blir bistått fra styret sin side? Tar styreleder nå en aktiv nok rolle for at nødvendige handlingsplaner blir besluttet, fulgt opp, justert og gjennomført?
- Er samtlige styremedlemmer bevisst sitt ansvar, tar aktivt engasjement for å fremme viktige saker og følge opp de forhold styret bestemmer at det skal, bør eller må involvere seg i?
De vanlige norske spørreordene vi «terper på» – at alle styremedlemmer må være bevisst på våre regnskapskurs – gjelder også på mange andre i tider som disse? Tving deg selv innom hvert av disse spørreordene i forhold til alle områder der risiko er eller kan oppstå i krevende situasjoner:
Hva? (betyr dette for oss) – Hvordan? (kan det bli en utfordring, ..kan vi løse dette) – Hvorfor? (kan dette gi oss problemer) – Hvilke? (hvilke utfordringer kan dette området gi oss og hvilke dominoeffekt kan det få) – Når? (Når kan ulike situasjoner som følge av dette oppstå, ..når kan vi forvente å løse elementer underveis..) Hvorledes? (Hvilke alternative løsningsmuligheter finnes for den risiko vi avdekker, hvorledes eliminere den)
