Arbeidsmiljøloven, internkontrollforskriften, HMS, HMS-system, HMS-håndbok. Disse uttrykkene blir brukt om hverandre i en salig blanding. La oss forsøke å rydde litt opp i denne begrepsjungelen og samtidig gi noen råd om hvordan du som arbeidsgiver skal forholde deg til dette. Utgangspunktet er at ingen skal bli syk eller skadet av å være på jobb. Dette er det du som arbeidsgiver som har ansvaret for å forhindre via gode forebyggende tiltak.

 

Arbeidsmiljøloven

Arbeidsmiljølovens formål er altså å sikre trygge ansettelsesforhold og likebehandling i arbeidslivet. Loven har også som formål å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, og bidra til et inkluderende arbeidsliv. Loven omhandler således bl.a. hvilke plikter og rettigheter den ansatte har i arbeidsforholdet f.eks. i forhold til arbeidstid, pauser, ferie, sykefravær, verneombudstjeneste osv.

Internkontrollforskriften

Internkontrollforskriften er en forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid (HMS) i virksomheten. Det er en plikt for den ansvarlige i virksomheten å sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

HMS-begrepet og internkontroll

HMS-begrepene

Det er ikke alltid like lett å bli klok på hva HMS-begrepene innebærer, men det er det vi prøver å rydde opp i denne bloggposten. Under finner du hvilke ord og utrykk som er vanlig. I tillegg får du en forklaring på hvordan du skal håndtere dette i din bedrift.

HMS

HMS er en velkjent forkortelse for helse, miljø og sikkerhet. Som det framgår av avsnittet over så dreier internkontrollforskriften seg om HMS-arbeidet i virksomheten og man kan således forenklet si at disse begrepene går noe i hverandre. Internkontrollforskriften er rett og slett en forskrift som sier noe om hvordan ledelsen skal ha kontroll på og dokumentere interne forhold innen helse, miljø og sikkerhet i virksomheten. For å holde styr på dette skal virksomheten ha et HMS-system eller mer presist så sier lovverket at man MÅ jobbe systematisk med arbeidsmiljøet i alle virksomheter.

 

HMS-system

Som beskrevet over skal man jobbe systematisk med HMS, betyr det at man må kjøpe et HMS-system? Svaret på dette er NEI, det er ingen lov som påleg­­ger deg å kjøpe et HMS-system. Du kan selv lage et «system» i papir eller i elektroniske mapper/filer e.l., men det skal være tilgjengelig for ansatte i virksomheten.

For å oppfylle lovkravene i HMS-arbeidet må du som leder sørge for at følgende på plass:

  • Plan for gjennomføring av aktiviteter knyttet til målstyring, kartlegging og oppfølging av arbeidsmiljøet (årshjul/handlingsplan)
  • Ha en rutine for håndtere uforutsette hendelser og innspill som bidrar til kontinuerlig forbedring (avvik)
  • Kartlegging og vurdering av både fysiske og psykososiale risikopunkter knyttet til arbeidsoppgavene i virksomheten (risikoanalyse)
  • Rammeverk for HMS-arbeidet og dokumentasjon på hvilke rutiner og prosedyrer som er innført i virksomheten knyttet til HMS.  I tillegg skal oppdaterte lover og forskrifter være tilgjengelig, alt dette er ofte samlet i en HMS-Håndbok

Nederst på siden så finner du en oversikt over hva et HMS-system bør inneholde. Om du ikke ønsker å bygge opp et slikt «HMS-system» selv så finnes det etter hvert meget gode digitale verktøy, eller HMS-system, som forenkler dette arbeidet for både ledere og ansatte. Hvor mye jobb det er for hver enkelt bedrift varierer fra bransje til bransje og avhenger av hvilke farer som er avdekkes i risikoanalysen som må gjennomføres i virksomheten.

HMS-håndbok

Begrepsforvirringen stopper ofte ikke her. Mange tror at dersom man kjøper en HMS-perm (håndbok) eller en digital HMS-håndbok så har man alt på plass. Dette stemmer ikke! HMS-Håndboken skal gi ansatte, ledere og vernetjeneste en samlet oversikt over lovverk, målsettinger, roller og rutiner for virksomhetens HMS, noe som skal være til hjelp i virksomhetens HMS-arbeid. I mange HMS-håndbøker finnes det riktignok ofte forslag til skjemaer og sjekklister man kan benytte for å gjennomføre avviksrapportering/behandling, risikoanalyser, vernerunder osv., men jobben må fortsatt gjøres og dokumenteres av HMS-ansvarlig eller av en annen person som har fått dette som oppgave!

Hva nå?

Spesielt § 5 i internkontrollforskriften stiller klare rammebetingelser for hva systemet må inneholde av styrende dokumentasjon. Har dere oversikt over hvilket lovverk som gjelder for HMS i egen virksomhet? Hvem har de ulike rollene og ansvaret i virksomhetens HMS-arbeid?

HMS arbeid er altså først og fremst forebyggende tiltak. De fleste gjør allerede mye av dette hver dag uten at man er klar over at de faktisk bedriver drivende godt HMS arbeid! Eksempler kan være er feil og mangler i lokaler og på utstyr som har blitt rapportert og rettet. Tiltak som er iverksatt for å redusere temperaturen om sommeren. Konflikter som er avverget ved å ta diskusjonen før den har fått utvikle seg osv. osv. Alt dette er HMS i praksis!

Konklusjon

De fleste gjør altså mye av dette, men der mange «faller fra» er ved at man ikke dokumenterer dette arbeidet på en god måte slik det er påkrevd. Loven krever nemlig at dette arbeidet skal settes i et system ved jevnlige kontroller som f.eks. vernerunder og medarbeidersamtaler. På denne måten oppdages feil og mangler slik at disse kan utbedres før noe skjer.

Man kan aldri forhindre alle skader og ulykker, men kan det dokumenteres at du har forsøkt det som er rimelig å forvente av deg via periodiske kontrollaktiviteter. Så skal det svært mye til for at dette får store konsekvenser for de ansvarlige selv ved alvorlige skader som brann, personskader eller forurensing.

Dette bør et HMS-system inneholde:                         

  • HMS-plan (årshjul/handlingsplan)
  • Avviksbehandling (system for registering og behandling)
  • Risikoanalyse (skjema og matrise)
  • Tilpassede sjekklister (f.eks. vernerunde)
  • Arkiv for dokumentasjon av alle utførte aktiviteter
  • Øvrige skjemaer som det er behov for i virksomheten (bransjeavhengig)
  • HMS-håndbok (lover, regler, rutiner)

Da er du klar til å starte HMS-arbeidet i praksis!

Altså dreier HMS seg kun om sunn fornuft satt i system!