Din virksomhet og #metoo
#metoo kampanjen har satt seksuell trakassering på dagsorden som aldri før. Det dukker daglig opp nye saker fra politikk, næringsliv og samfunnsliv generelt. Har din virksomhet gode rutiner for registrering og behandling av slike saker? Slike hendelser påvirker selvsagt virksomhetens arbeidsmiljø og kan være vanskelige temaer å behandle. Således vil det være en støtte både for ledere og ansatte å vite hva som er virksomhetens politikk og prosedyrer på dette området. Men hva er seksuell trakassering?
Med seksuell trakassering menes uønsket seksuell oppmerksomhet som er plagsom for den oppmerksomheten rammer. «Loven sier bl.a.: «Trakassering på grunn av kjønn og seksuell legning er forbudt. Med trakassering på grunn av kjønn menes handlinger, unnlatelser eller ytringer som virker eller har til formål å virke krenkende, skremmende, fiendtlige, nedverdigende eller ydmykende.»
Seksuell trakassering kan omfatte:
- – seksuelle tilnærmelser eller nærgående kommentarer eller vitser
- – annen upassende oppførsel, inkludert uvelkomne seksuelle fremstøt og berøring
- – adferd med trakasserende formål og virkning som f.eks. ikke-verbal handling som plystring eller bevegelser
- – at noen viser bilder, foto eller tegninger av seksuell art
- – at noen sender e-post, sms og lignende med seksualisert innhold
- – ulike former for seksuelle overgrep
Grunnkravet er i alle tilfeller at adferden er uønsket av den som rammes. I tillegg må adferden fremstå med en viss alvorlighetsgrad også etter en objektiv vurdering.
Dersom du blir seksuelt trakassert i jobbsammenheng, bør du:
- – fortelle det til noen du har tillit til, som f.eks. din nærmeste leder, verneombud, tillitsvalgt, eller annen medhjelper.
- – kanskje søke råd hos HR-medarbeider, styremedlem eller bedriftshelsetjenesten.
- – skrive ned tid og sted, hva som hendte og hvordan du reagerte.
Som ansatt skal du også melde fra dersom du blir kjent med at det forekommer trakassering.
Ansvar og forebygging
Bestemmelsen pålegger arbeidsgivere et ansvar for å forebygge og søke å hindre at slik trakassering finner sted. Mulige forebyggingstiltak kan for eksempel være holdningskampanjer, retningslinjer eller informasjonsmateriell. Hvilke forebyggingstiltak som er aktuelle, vil variere med type virksomhet og etter omstendighetene. Dersom arbeidsgiver blir kjent med at slik trakassering forekommer, har arbeidsgiver plikt til å gripe aktivt inn, utrede hva som har skjedd og iverksette tiltak for å hindre videre trakassering.
Selskapet bør definere hvilke rutiner som gjelder for varsling og behandling av slike saker i virksomheten og implementeres dette i virksomhetens personalhåndbok og/eller HMS-håndbok. I dagens blogg fokuserer vi således på personalhåndbok og hvilke temaer den bør inneholde i tillegg til trakassering.
Personalhåndbok – et nyttig verktøy for bedriften
Det er en stor fordel om bedriften har en personalhåndbok. En personalhåndbok er et viktig verktøy i kommunikasjonen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. I stedet for til stadighet å måtte svare på spørsmål fra ansatte om selskapets interne regler og praksis, kan du vise til den informasjonen som finnes i personalhåndboken. En personalhåndbok skal sikre en god personalpolitikk og den skal gi svar på sentrale rettigheter og plikter i arbeidsforholdet, og at partene forholder seg til en personalhåndbok sikrer lik og rettferdig behandling av de ansatte.
Man kan selvsagt utarbeide en egen personalhåndbok, men det krever mye kompetanse og innsats for å utføre dette selv da personalhåndboken skal være et levende dokument som skal endres i takt med personalpolitikken og endringer i norsk lovverk og internt avtaleverk. I dag er det vanlig at bedrifter skaffer en digital personalhåndbok med en del artikler og maler som tilpasses virksomheten. Leverandører av slike tjenester oppdaterer i de fleste tilfeller innholdet når det kommer til regelendringer eller annen nyttig informasjon fra myndigheter eller fagekspertise. Last ned eksempel på innholdsfortegnelse i en personalhåndbok
Personalhåndboken bør utfylle arbeidsavtalen og samtidig dekke bedriftens interne praksis. Mens arbeidsavtalen f.eks. kan si at arbeidstiden er fra kl. 8-16, kan personalhåndboka i tillegg si noe om muligheten for fleksitid, avspasering, overtid og jobb under høytider. Likeledes bør personalhåndboken fungere som et oppslagsverk der den ansatte enkelt finner frem til den informasjonen som søkes etter.
Personalhåndbok kontra arbeidsavtale
Alle ansatte skal ha en arbeidsavtale. Arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om forhold som er av vesentlig betydning for arbeidsforholdet, slik som stillingsbeskrivelse, starttidspunkt, rett til ferie, oppsigelsesfrister og arbeidstid og andre minimumskrav i arbeidsmiljøloven. Arbeidsavtalen er individuell og tar kun for seg opplysninger som gjelder den bestemte arbeidstaker i arbeidsforholdet. Start derfor alltid arbeidsforholdet med å signere en gjennomtenkt og tilpasset arbeidskontrakt.
I et arbeidsforhold vil det imidlertid ofte være behov for mer informasjon enn det som kan knyttes til arbeidsavtalen. Det er ikke særlig hensiktsmessig å inkludere bedriftens interne retningslinjer i en arbeidsavtale. Ofte kan det være greit å bare henvise til personalhåndboken i arbeidsavtalen. Personalhåndboken kan utdype enkelte punkter i arbeidsavtalen, i tillegg til å inkludere annen informasjon om interne regler og praksis. For eksempel kan det i en arbeidsavtale stå at rettigheter til ferie følger ferielovens bestemmelser. En personalhåndbok, derimot, kan inneholde mer utdypende informasjon om avvikling av ferie, ferie i oppsigelsestid, muligheter for permisjoner og hvilke permisjoner som gir rett til lønn.
Noen viktige kapitler i personalhåndboken:
Ansettelsesforhold og lønn
Ansettelsesforhold bør også nevnes i en personalhåndbok. Under dette punktet bør det stå eventuelle retningslinjer for fast eller midlertidig ansettelse, arbeidsreglement, informasjon om prøvetid, samt informasjon om onboardingsprosess og opplæring. En del om lønn bør også inkluderes. Her bør følgende momenter komme tydelig frem: tidspunkt for lønnsutbetaling, informasjon om den ansattes ansvar for skattekort og arbeidsgivers rett til å trekke i lønn ved eventuelle feilutbetalinger.
Personalhåndboken bør også si noe om avslutning av arbeidsforholdet, gjerne i form av informasjon om oppsigelsesfrister, advarsel, fratredelse og ansattes krav på attest.
Reiser og ferie
For bedrifter der reisevirksomhet er aktuelt, bør det også være et punkt i personalhåndboken som omhandler refusjon av reisekostnader. Et par eksempler kan være hvorvidt bedriften dekker etter diett eller etter regning og hvilken sats man bruker ved kilometergodtgjørelse. Informasjon om ferie skal stå i arbeidsavtalen, men det kan her henvises til personalhåndbok. Personalhåndboka bør dessuten inneholde utfyllende informasjon om tidspunkt for ferieavvikling, utbetaling av feriepenger, retningslinjer for ferieavvikling ved sykdom/sykdom i ferien og overføring av ferie.
Sykdom og permisjoner
Den ansatte har krav på sykepenger ved sykdom, men arbeidsmiljøloven legger noen føringer for når det er arbeidsgivers plikt å utbetale sykepenger, og når det er NAV som skal utbetale. Det er også lovkrav til hvor lenge en arbeidstaker må ha vært ansatt i bedriften for å kunne benytte seg av egenmelding og sykemelding. Denne typen informasjon bør ligge i en personalhåndbok. Videre bør det stå noe om meldeplikt og rutiner for dette ved sykefravær, barns og barnepassers sykdom og lønn under sykdom.
Permisjoner er et viktig tema som skal dekkes i en personalhåndbok. Noen permisjoner, slik som foreldrepermisjon, er lovpålagte, mens andre permisjoner er bedriftsinterne goder. Ofte forveksler både ledere og ansatte hva som er vanlig praksis og hva som er lovkrav. For eksempel har ansatte, i følge arbeidsmiljøloven, krav på betalt ammepermisjon i inntil én time hver dag inntil barnet fyller ett år, mens tannlege og fysioterapi ikke gir krav på betalt fri. Å gi betalt for permisjoner som i utgangspunktet ikke gir rett til betaling kan bety store kostnader for selskapet. Både de ansatte og ledelsen er best tjent med å vite hvilke permisjoner som gir rett til lønn og ikke. En oversikt over betalte og utbetalte velferdspermisjoner gir også den ansatte en pekepinn på hva de kan forvente dersom de har behov for fri til for eksempel barnehagestart, legebesøk eller begravelser.
GDPR/personvern
De fleste virksomheter har først og fremst et eksternt fokus på håndtering av personopplysninger overfor kunder, fremfor for egne ansatte. Som et ledd i å møte kravene i GDPR (EU-forordningen) som trer i kraft i mai 2018, må mange derfor gjøre endringer i sine rutiner og prosesser hvor personopplysninger om egne ansatte håndteres. En viktig del av det å være GDPR compliant innebærer at nødvendig informasjon om personvern skal være tilgjengelig for medarbeidere og ledere, og det er vesentlig at regler og rutiner etterleves og forstås i det daglige. Det vil selvsagt være naturlig at personalhåndboken inneholder virksomhetens rutiner og praksis i håndhevingen av det nye regelverket om personvern.
Personalhåndbok tilpasset din virksomhet
Personalhåndboken skal være tilpasset din virksomhet og de særegenheter din virksomhet eller bransje har. Det betyr at du bør vurdere å inkludere informasjon om forsikringsordninger, gavepraksis ved bursdager og ansiennitet, dekning av databriller og eventuelle andre goder bedriften din kan tilby. Dette er rutiner som er viktige å ha på plass hvis det senere viser seg at en medarbeider for eksempel ikke følger arbeidstidsbestemmelsene i bedriften. Bedriften har da bevisbyrden for at den ansatte vet hvilke ordninger som finnes, og en oppdatert personalhåndbok er da et godt hjelpemiddel til dette.
Personalhåndboken også som kulturbærer
Personalhåndboken er altså et oppslagsverk for regler og retningslinjer, men skal i tillegg bidra til å skape samhold og felles kultur. I tillegg til at den inneholder en rekke praktiske opplysninger vedrørende lønn, arbeidstid, sykefravær, permisjoner, tariffavtaler, ferie og andre forhold i bedriften så kan den med fordel også samle viktige opplysninger om blant annet bedriftens historie, visjon, etikk og verdier, slik at den også fungerer som kulturbærer.
Her er et eksempel på hva en personalhåndbok kan inneholde. Last ned eksempel på innholdsfortegnelse i en personalhåndbok her.
