Arbeidstilsynet foretar hyppige kontroller ved å besøke bedrifter i alle bransjer. Ved slike besøk møter Arbeidstilsynet gjerne daglig leder, HR, verneombud og evt. andre ansvarlige for at internkontrollen er ivaretatt i virksomheten.
Ved et ordinært tilsyn ber Arbeidstilsynet bl.a. lederne og verneombud om å dokumentere internkontrollrutinene i bedriften. Dette skjer ved en gjennomgang av alle skriftlige rutiner bl.a. innen HMS, herunder avviksregistrering, risikoanalyser, vernerunder osv.
Tilsynets formål er å avdekke kritikkverdige forhold eller mangel på rutiner, og dersom slike oppdages vil de omtales i tilsynsrapporten og virksomheten får en frist til å lukke evt. oppdagede avvik. Ved alvorlige feil eller mangler kan andre sanksjoner benyttes, også nedstenging av driften som man har mange eksempler på f.eks. matsikkerhet i hotell og restaurantbransjen.
Her er 10 eksempler på Arbeidstilsynets sjekkpunkter ved tilsyn:
1) Kompetanse – opplæring i HMS.
Arbeidsmiljøloven § 3-5 sier at det skal gis opplæring i HMS (Helse, miljø og sikkerhet). Alle ansatte i bedriften skal ha tilstrekkelig opplæring i HMS. Hvilken stilling eller rolle du har i bedriften avgjør omfang og hvordan gjennomføringen av opplæringen skal være.
Kan det dokumenteres at alle ansatte har fått tilstrekkelig opplæring i HMS?
Les mer om hva slags opplæring arbeidsgiver skal gi her.
2) Organisering
Alle bedrifter skal ha et oppdatert organisasjonskart med definerte rolle- og ansvarsforhold.
Har bedriften et oppdatert organisasjonskart?
3) HMS-kurs for ledere
Arbeidstaker som er satt til å lede andre skal ha gjennomført HMS kurs for leder.
Kan bedriften dokumentere at alle ledere har gjennomført HMS kurs? Kursbevis må kunne fremlegges fra alle ledere med personalansvar.
Les mer informasjon om HMS og HMS kurs her.
4) Verneombud
Alle virksomheter skal i utgangspunktet ha et verneombud. I visse tilfeller kan det inngås en avtale mellom arbeidsgiver og de ansatte om at man ikke trenger verneombud i bedriften. Dersom bedriften har verneombud skal denne personen ha gjennomgått verneombudskurs.
Har bedriften verneombud, alternativt en avtale med de ansatte om at dette ikke trengs?
Hvem skal ha verneombud, se her.
5) Bedriftshelsetjeneste (BHT)
Noen bransjer har et mer risikofylt arbeidsmiljø enn andre, med større sjanser for skader, sykdommer og psykiske belastninger. Disse er pålagt å knytte seg til en godkjent bedriftshelsetjeneste.
Er det krav til godkjent bedriftshelsetjeneste i virksomhetens bransje?
Hvilke bedrifter skal ha bedriftshelsetjeneste, se her.
6) Handlingsplan
Alle virksomheter skal ha en handlingsplan der en del faste aktiviteter er planlagt i et årshjul. Ofte så utarbeides denne handlingsplanen i samarbeid med bedriftshelsetjenesten (BHT) og blir virksomhetens «HMS-årshjul». Ved tilsyn blir man ofte bedt om å fremlegge denne handlingsplanen.
Eksempel på oppgaver i en handlingsplan: Vernerunder, gjennomføring/revisjon av risikoanalyser, medarbeidersamtaler, brannøvelser osv.
Har bedriften en handlingsplan og et HMS-årshjul?
Les mer om dette her.
7) Risikokartlegging og vurdering
Risikoanalyse er en sentral del av internkontroll- og HMS-arbeidet. Alle virksomheter skal kartlegge og vurdere alle farer og problemer og vurdere risikoen knyttet til arbeidet. Arbeidsgiver har ansvar for at dette blir gjennomført. Målet er at ingen blir skadet eller syk på grunn av arbeidet.
Har bedriften gjennomført en risikovurdering av virksomheten?
Hva kan gå galt? Første trinn i risikovurderingen er en kartlegging av alle farer og problemer som finnes på arbeidsplassen.
Les mer her.
8) Avvikshåndtering
Avvik er generelt sett hendelser som faller utenfor det som regnes som normalen. Innenfor helse, miljø og sikkerhet klassifiserer vi alle uønskede hendelser, som kan føre til eller har ført til skade, som HMS-avvik. Dette kan være skade på mennesker, materiell eller miljø.
Har bedriften en rutine for avvikshåndtering? Alle virksomheter skal ha et system/rutine for avviksregistrering, dette må ofte fremvises/dokumenteres ved tilsyn.
Les mer om dette her.
9) Sykefravær – oppfølging ved sykdom
Arbeidsgiver har hovedansvaret for å tilrettelegge og følge opp sykmeldte på arbeidsplassen. Personalansvaret kan være delegert. Arbeidstaker plikter å samarbeide om å finne løsninger som hindrer unødig langvarig sykefravær.
Har bedriften en rutine for sykefraværsoppfølging?
Les mer her.
10) GDPR
Personopplysninger er alle opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Typiske personopplysninger er navn, adresse, telefonnummer, e-post og fødselsnummer.
Hvilke plikter har din virksomhet i forhold til GDPR?
Les mer om dette her.
