Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
Utgangspunktet for alt HMS-arbeid er at ingen skal bli syk eller skadet av å være på jobb. Dette er det du som arbeidsgiver som har ansvaret for å forhindre via gode forebyggende tiltak. For at dette arbeidet skal kunne følges opp på en ordentlig måte skal man dokumentere at man har en handlingsplan eller en aktivitetsplan. Disse aktivitetene legger man inn i et HMS-årshjul.
Start med kartlegging
Kartlegging som er godt planlagt og gjennomført, kan bidra til en felles forståelse av arbeidsmiljøet. Dette letter oppstarten i et sykefraværs- og HMS-arbeid. Se ikke bare etter negative faktorer, se også etter positive nærværsfaktorer og bygg videre på dem. Involver de ansatte i denne prosessen slik at dere forankrer en bevissthet rundt arbeidsmiljøet i bedriften.
Hva skal du kartlegge?
Fysisk arbeidsmiljø
Psykososialt arbeidsmiljø
Farer og risiko for ansatte og kunder/besøkende
Organisering og ledelse
Hva er systematisk HMS arbeid?
Målsetting og organisering
Aktuelle lover og forskrifter (HMS-håndbok – se også regelhjelp.no)
Kartlegging og analyser av bedriftens risiko
Forbedringsarbeid – kvalitet, redusere sykefravær og lignende
Bevisstgjøre, skape felles forståelse – engasjere og motivere
Måle virkningen av tiltak – rapportere
Hva gjør du etter kartleggingen er gjennomført?
Informere ansatte
Kommunikasjon: Møter og diskusjon med ansatte
Skaffe verktøy/system for registrering og dokumentasjon, gjerne et digitalt system (handlingsplan/årshjul samt skjema for avvik, risikoanalyse, sykefravær etc.)
Implementere systemet i virksomheten samt medvirke i tolkning og prioritering
Gjennomføre handlingsplanen med vernerunder, medarbeidersamtaler osv. samt øvrige aktiviteter i tråd med tidspunkt fastsatt i årshjulet
Måle virkningen av tiltak – rapportere
HMS-årshjul
Mange foretrekker å illustrere handlingsplanen som et HMS-årshjul. Da er det lettere å se hvordan det er fornuftig å fordele oppgavene over hele året. Og å tilpasse dette andre forretningsmessige oppgaver. For eksempel planleggingsarbeid som alle typer budsjettering, produksjon, høy og lavsesong osv.
Handlingsplan
En handlingsplan skal være skriftlig og inneholde hva som skal gjøres, av hvem og når. Planen skal sikre at tiltakene blir gjennomført til avtalt tid. Det er viktig at denne er oversiktlig, og tidsfrister og ansvarlig for utførelse kommer tydelig frem. Gjerne også budsjett og årsak (begrunnelse) for at denne oppgaven er lagt inn.
Saken kan komme fra en vernerunde, medarbeidersamtale, et avvik, en risikovurdering eller pålegg fra myndigheter eller andre.
Derfor er det viktig at en person få ansvar for å følge opp planen og sørge for at tidsfrister overholdes.
Eksempler på oppgaver fra avviksrapporter og foretatte risikovurderinger: Behov for reparasjon, forbedringer, endringer av eksisterende prosesser, arbeidsoppgaver, maskiner, utstyr eller fasiliteter.
Også behov for rutinebeskrivelser for arbeidsoppgaver og krav om bruk av verneutstyr kan komme inn i handlingsplanen.
Internkontrollforskriften sier også at det skal være en regelmessig overvåking av helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. Dette kan ivaretas med regelmessige aktiviteter og oppgaver i tillegg til avvik og risikovurderingene. Det blir også mer oversiktlige når de ligger i en handlingsplan.
Eksempler: vernerunder, medarbeidersamtaler, brannøvelser, AMU arbeid, årlig revisjoner
Årshjul
Mange foretrekker å illustrere handlingsplanen som et årshjul. Da er det lettere å se hvordan det er fornuftig å fordele oppgavene over hele året. Og å tilpasse dette andre forretningsmessige oppgaver. For eksempel planleggingsarbeid som alle typer budsjettering, produksjon, høy og lavsesong osv.
