Det korte svaret er at det ikke er pålagt å ha et «HMS-system», men lederen i en virksomhet har plikt til å sørge for at kravene som stilles til HMS-arbeid i internkontrollforskriften blir fulgt opp systematisk. I praksis betyr det da likevel at du trenger å systematisere dette arbeidet og de fleste velger å gjøre dette i en eller annen form for et «HMS-system»!

Dette «systemet» kan enten være fysiske permer eller digitale mapper med div. forskrifter, dokumenter, sjekklister, skjemaer osv. Det er imidlertid stadig flere som velger å løse dette via «skreddersydde» digitale og web-baserte «HMS-systemer». De fleste av disse inneholder en «HMS-håndbok» hvor leverandør fortløpende oppdaterer lover og forskrifter, samt at systemet inneholder en del funksjoner for registrering og oppfølging via PC eller smarttelefon.

Du kan altså gå ut fra at dette kravet også gjelder for din bedrift, så sant dere produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester. Først og fremst er internkontroll arbeidsgiverens ansvar, men alle ansatte har både rettigheter og plikter i forbindelse med HMS-arbeidet. Likeledes regnes personvern, aktualisert via den nye GDPR lovgivningen, som en del av HMS arbeidet.

Hva sier Internkontroll–/HMS-forskriften?

HMS-forskriften, eller Internkontrollforskriften på fagspråket, gjelder for all virksomhet som omfattes av bestemte lover som behandler ulike helse-, miljø- og/eller sikkerhetshensyn. Det er viktig å se på dette arbeidet som en kvalitetssikring av virksomheten og ikke som bryderi. Dersom det skulle oppstå en ulykke eller andre uønskede hendelser som brann eller ulike former for trakassering så er det avgjørende å ha god dokumentasjon på rutinene i virksomheten både i forhold til straffeansvar og erstatning.

Rutiner for HMS behøver ikke være særlig omfattende for små bedrifter med liten risiko for brann, forurensning, arbeidsulykker osv. Men selve kravet til systematisk HMS-arbeid er det samme for alle virksomheter. Oppfølgingen skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Internkontrollforskriften er utgitt med veiledning og kommentarer. Der kan du se hvordan arbeidet bør legges opp for virksomheter som er små og lite risikoutsatt og hva som skal til der det er mange ansatte eller HMS-utfordringer.

Skriftlig dokumentasjon

Bedriftens HMS-arbeid skal dokumenteres skriftlig enten på papir eller i elektroniske mapper/dokumenter . Det skal gå klart fram når og hvordan ulike forhold risikovurderes og kontrolleres, og hvordan dere skal forebygge, avdekke og rette opp feil. Det skal også være tydelig hvem som har ansvar for alle ledd i kartleggingsarbeidet, vurdering av risiko og gjennomføring av tiltak.

Det skal være skriftlige beskrivelser av:

• hvilke mål virksomheten har for helse, miljø og sikkerhet beskrives i HMS-håndbok.
• hvordan virksomheten er organisert, blant annet fordeling av ansvar og oppgaver innenfor HMS beskrives i HMS-håndbok.
• hvordan kartlegging av risiko er gjennomført (brev, rapporter, måleresultater og lignende).
• risikoanalyse
• hva som skal gjøres, når og av hvem, for å fremme helse, miljø og sikkerhet (handlingsplan).
• handlingsplan/årshjul
• rutine for å håndtere feil og mangler, avvik.
• hvordan HMS-rutinene gjennomgås for å sikre at de fungerer etter hensikten. HMS-håndbok – årlig revisjon

For små bedrifter med lite risikofylt aktivitet, behøver ikke dette bli så omfattende. Veiledningen og kommentarene som er gjengitt sammen med forskriften, gir oppskriften og et grunnlag for det dere trenger til en liten virksomhet. Men det er viktig at du tenker gjennom alle ledd og tilpasser systemet til akkurat den virksomheten og de forholdene som er aktuelle hos dere.

Digitale HMS-system inneholder ofte moduler/funksjoner for å varsle og utføre aktiviteter (f.eks. vernerunder og medarbeidersamtaler), registrere og behandle avvik, utføre risikoanalyser, online sjekklister m.m.

Regelverket knyttet til HMS-forskriften

HMS-forskriften er knyttet opp mot en rekke lover og forskrifter og forvaltes av flere myndigheter. Hvilket regelverk som er aktuelt for dere, avhenger av hva slags arbeid som utføres i akkurat deres bedrift. De fleste digitale «HMS-System» tilbyr HMS-håndbok som til enhver tid har oppdaterte lover og forskrifter, noe som gjør det enklere for leder og ansatte å være oppdatert på lovpålagte aktiviteter. De mest sentrale myndighetene er Arbeidstilsynet, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, Miljødirektoratet og Næringslivets Hovedorganisasjon.